La oportunidad dentro de la pandemia

Estamos viviendo una etapa extraña o inaudita en la historia de la humanidad, donde el mundo entero se encuentra paralizado debido a un elemento tan pero tan chiquito que a simple vista no puede identificarse. Es un enemigo invisible que nos ha obligado a estar alertas para no caer vencidos y que ha impactado al mundo en diversos aspectos cambiando la vida de millones de personas.

La recomendación que las autoridades han dado en la gran mayoría de países es quedarse en sus casas para combatir este virus, el cual se traslada con las personas. Por lo tanto mientras más estemos alejados o aislados, menores son las posibilidades de contagio. Esta disposición de quedarse en casa ha ocasionado un cambio radical en la vida de las personas que estábamos acostumbrados a salir a trabajar, estudiar, pasear, viajar, hacer deporte, reuniones sociales, asistir a eventos masivos, salir a comer y una serie de actividades que formaban parte de nuestro día a día y las considerábamos, por así decirlo, habitual dentro de la normalidad que teníamos. 

Las restricciones actuales, que impiden llevar a cabo nuestra vida de antes, quizás ha originado en algunas personas sensaciones de estrés, aburrimiento, ansiedad y más aún incertidumbre por cómo se presentará el futuro, ya que después de esta pandemia habrán muchos cambios en nuestra rutina y formas de convivencia.

Dentro de todo este escenario y crisis que se vive, existe algo que se puede identificar y esto es lo que podemos llamar OPORTUNIDAD. Muchas veces de las situaciones negativas es más fácil poder identificar aquello que perjudica, pero si tomamos un enfoque distinto en donde se pueda llegar a encontrar aquello que beneficia, la situación cambia. En este caso en particular el permanecer en casa debe llevar a la identificación y sobre todo la valoración de todas aquellas actividades que en el día a día de nuestra forma de vida anterior no hemos podido hacer o no era habitual hacer. Pasar más tiempo con la familia, compartir un desayuno, un almuerzo, pasar más tiempo al lado de los hijos, jugar con ellos, leer libros, ver películas, realizar actividades de la casa y todo aquello que quizás hemos dejado postergado por nuestras diversas obligaciones.

Para nosotros los profesionales se hace necesario que este tiempo de cuarentena sirva para seguir aprendiendo, capacitándonos y adquiriendo mayor conocimiento. La gran cantidad de trabajo del día a día o demás actividades quizás impedían que exista o se encuentre ese “tiempo” para dedicarle a los estudios, pero es ahora cuando esta paralización obligatoria de actividades abre la oportunidad para enfocarnos en el lado académico. 

Existen diversas empresas, instituciones y grupo de profesionales que ofrecen seminarios online y webinars completamente gratuitos que están a disposición de todos los que quieran participar. Diversos temas de diversas industrias están habilitados para todo aquel que desee sacar el máximo provecho a este momento de permanecer en casa. Todo este aprendizaje que se adquiera durante este período será muy útil para después, cuando nos reintegremos a nuestras actividades profesionales, poder regresar repotenciados, actualizados y con un enfoque más amplio que permita continuar haciendo mejor las cosas. 

El mundo está en paralización obligatoria y es responsabilidad de cada uno de nosotros, a través del aporte de nuestros conocimientos, poder contribuir a recuperar nuestras empresas, negocios, emprendimientos y proyectos que se han estancado pero que no serán imposibles de poder retomar. Estamos en la sociedad de la información en donde el poder es el conocimiento que cada uno de nosotros posee o pueda llegar a poseer. Eso va a definir la ventaja competitiva personal que podamos llegar a marcar. De ese modo, resulta fundamental sacarle provecho a este tiempo para aprender, afianzar e incrementar nuestros conocimientos. Las herramientas, en la mayoría de casos, están al alcance, solo depende de nosotros utilizarlas para ayudarnos a nosotros mismos. 

Definitivamente el cambio que se viene va a necesitar de gente capaz que pueda hacer renacer a este mundo actualmente golpeado pero que es de todos nosotros.

Alcance del Producto vs. Alcance del Proyecto

Todo proyecto a ejecutar debe tener bien claro y definido el alcance a desarrollar ya que éste define exactamente todo el trabajo que se va a realizar y de ese modo se podrá estimar, entre muchas cosas, los recursos necesarios (humanos, financieros, herramientas, etc.) a ser utilizados para cumplir los objetivos del proyecto y entregar el producto final de acuerdo a los requerimientos establecidos.

Si bien es cierto, el escenario ideal es que el alcance del proyecto debe estar completamente definido para iniciar el proyecto pero en la práctica muchas veces no se da esa situación. Debido al tiempo que se tiene para desarrollar el proyecto, el cual es una de las principales restricciones, o debido a que ya se está desembolsando parte del presupuesto del proyecto, es que existe la obligación de iniciar las actividades del proyecto cuando se ha definido solo una parte del alcance. Esto origina un riesgo muy alto para el proyecto porque se estaría trabajando sobre algo que no está definido y lo que no está definido es propenso a cambios.

Para llegar a conocer exactamente lo que se debe entregar como producto final del proyecto es que existe el concepto del alcance del producto, el cual está estrechamente relacionado con el alcance del proyecto. Por tal motivo deben conocerse ambas definiciones y ver lo que enmarcan cada uno de ellos, siendo primordial conocer sus significados.

Todo proyecto que se lleva a cabo es con la finalidad de tener un resultado final y generar el valor esperado. Este resultado puede ser un producto o servicio que se crea con el objetivo de cubrir o satisfacer una necesidad específica que ha sido identificada.

El alcance del producto se define como las características o funcionalidades que tendrá el producto o servicio que se obtiene como resultado de un proyecto. Estas características incluyen: características de tipo técnico, características relacionadas al plazo de finalización (plazo de entrega) y características de costo final del producto o servicio. Estas características o funcionalidades que tendrá el producto o servicio se definen a partir de una serie de requerimientos dados por el cliente o la organización ejecutante que indican cómo se quiere que sea el producto o servicio. El proceso de recopilación de requerimientos es el que ayuda a identificar lo que necesita el cliente y es en base a esa necesidad que se comienza a trabajar en el producto del proyecto. Una vez que el proyecto entra en su etapa final y se va a entregar el producto al cliente se verifica y evalúa que todos los requerimientos definidos están incluidos dentro del producto o servicio resultante, es decir que sea tal cual el cliente lo solicitó. De esta forma se asegura que el alcance del producto haya sido cubierto y se logre la satisfacción final del cliente.

Por otro lado, el alcance del proyecto se define como las actividades o trabajo que deben llevarse a cabo para poder entregar el producto o servicio con las características o funcionalidades requeridas de acuerdo a los requerimientos definidos por el cliente o la organización ejecutante. Es decir, involucra e incluye todo el esfuerzo que debe realizarse para cumplir con el alcance del producto. Entre las distintas actividades que incluye el alcance del proyecto se pueden encontrar actividades como por ejemplo: gestión de tiempos, gestión de costos, adquisición del personal necesario, gestión de calidad, gestión de proveedores, manejo de riesgos, etc. Para saber si el alcance del proyecto se cumplió, se mide contra el Plan de Dirección del Proyecto (también conocido como Plan de Gestión del Proyecto), el cual debe contener la línea base del alcance.

Conociendo estos dos conceptos, se puede decir que como las actividades para elaborar el producto o servicio están incluidas dentro de las diferentes actividades que se ejecutarán en el proyecto, el alcance del producto está contenido dentro del alcance del proyecto, tal como lo muestra el siguiente gráfico:

Como conclusiones finales de este artículo se puede decir que:

ü Todo proyecto se origina a partir de la identificación de una necesidad que debe ser satisfecha y tendrá como resultado final un producto o servicio a desarrollar.

ü El producto o servicio a desarrollar tendrá características y funcionalidades que serán definidas a partir de los requerimientos acordados con el cliente.

ü Las características y funcionalidades del producto o servicio forman el alcance del producto, el cual será verificado contra los requerimientos definidos por el cliente para comprobar que se cumplieron.

ü Todo el esfuerzo o actividades que se realizarán para la elaboración del producto o servicio forman el alcance del proyecto, el cual se verificará contra el Plan de Dirección del Proyecto que es el documento principal que guía todo el proyecto.

ü El alcance del proyecto contiene el alcance del producto.